ブックワームのひとりごと

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作業事務員はオフィスで何をしているのか~仕事例6つと適性~

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オフィスで働いたことのない友人が二次創作オフィスパロを書くときに「オフィスの仕事って何をしているの……?」と言っていたので、私の仕事を書き出してみることにしました。

詳しく書くと個人情報保護の観点から怒られるタイプの仕事をしているので、ほどほどにフェイクを混ぜています。

創作で事務仕事の内容に悩んでいる人はどうぞ。

 

 

作業事務とは何か

私は作業事務員。ざっくり言うと「オフィスの雑用」です。

事務仕事もやるし掃除もやるし、手作業の仕事もします。

もっと正確なところを言うと、「正社員の人間がやると面倒な仕事を肩代わりする」ことですね。

そのときに応じて「面倒な仕事」というのは違うのでいろいろな仕事をやることになります。

 

作業事務の仕事例 うちの会社の場合

手書きの書類からデータを入力する

さまざまな手続きが電子化されているとは言え、まだまだ手書きの書類は多いです。それをパソコンの表に入力します。

このとき崩し字だったり書き方が雑だったりすると大変困るので、顧客の皆さん、書類はちゃんと楷書で書いてください。

 

顧客に送る封筒を作る

顧客に送る封筒を作ります。うちの場合は広告と言うより事務的なお知らせである。

封筒に入れる紙をひたすら三つ折りしたり、封筒に「転送不要」「簡易書留」のはんこを押したりします。

無心になれて結構好きな仕事です。

 

書類を電子化する

紙の書類をスキャナにかけて電子化します。

これ最初からその場で電子で申し込んでもらえばいらない仕事では? と思うんですがやはりまだ紙の書類は現役……。

 

必要な書類と不要な書類を分け、保存する

書類を保管していると、期限切れになったり解約になったりするので、定期的に書類を見直しいらなくなった分をより分けていきます。

いらなくなった書類も一応一定期間は保存しておきます。

 

提出された書類に不備がないかチェックする

各所から提出されてくる書類に不備がないかチェックします。不備があれば返して訂正してもらいます。

書類によって気を付ける場所が違うので結構面倒くさい。

 

掃除をする

部署内の掃除をします。

と言ってもうちの部署は時間が余った人が片手間でやっていることが多いです。

コロコロかけたりはたきをかけたりします。

 

作業事務員の適性とは何か

ひとつひとつの仕事は大して難しくはないんですが、複数の仕事を並行してこなさなければならないことが多いです。

頭の中で優先順位をつけ、優先順位がわからなければ上司に聞いてどれからやるか決めなければなりません。

マルチタスクが極端に苦手な人はおすすめしません。

 

あとパソコンを勉強しておくと後々便利です。ExcelやWordはもちろん、タッチタイピングができるとかなり喜ばれます。タイピングゲームをしよう!

 

仕事中は無口でも大丈夫ですが、質問したり報告したりするくらいのコミュニケーション能力は必要です。他の人と協力して行う仕事もあります。しゃべらなくてもいい仕事だと思うと痛い目を見ます。

明るく楽しい人間である必要はないですが、最低限は周りと話せる人間であることが条件です。

 

作業事務員のやりがい

 やはり仕事が締め切り前にきっちり終わるのは嬉しいですね。タスクをひとりでこなせたときの達成感よ……。

あと掃除したり備品を補給したりしたときにちゃんと「ありがとう」って言ってもらえるとやりがいを感じます。逆に言うと結構無視されること多いんですよね。わたしゃ空気かっつーの。まあそれゆえにちゃんとオフィスの仲間の一員として見てくれる人は好きです。

 

こんな感じで作業事務員の日常がわかってもらえれば幸いです。創作に使ってください。